Het probleem

20 april

In het kort

Het probleem is dat er geen goed werkend en duidelijk overzicht is van de monks, projecten, departementen, cliënten en kantoren. Hierdoor is de tijd van het zoeken naar de juiste informatie te lang. Ook hebben monks weinig kennis over de verbindingen tussen al deze elementen.

De oplossing wordt gemaakt voor de medewerkers van MM die ze op kantoor en thuis kunnen gebruiken als ze vastlopen of een met een vraag zitten om tot de juiste informatie te komen.

Wie

Het probleem is voornamelijk voor de werknemers die veel in contact komen met de andere kantoren van MM. Dit zijn vaak de monks met bepaalde functies zoals managers, producers, operations, sales of een C-level functie. Hoe meer contact ze moeten hebben met andere locaties of zoeken naar bepaalde monks, hoe groter het probleem is.

Maar een doorsnee monk heeft ook last van dat er weinig overzicht is voor alle monks, projecten, departementen, cliënten en kantoren en waar deze te vinden zijn. Daarnaast is het lastig om de connecties tussen deze elementen te verbinden.

De personen die mijn oplossing uiteindelijk zullen gebruiken zijn alle mensen die bij MM werken. Schattend, zijn deze monks tussen de 20 en 60 jaar.

De opdrachtgever is MM zelf. De oplossing wordt speciaal gemaakt zodat alleen werknemers hier gebruik van kunnen maken.

Wat

Het probleem dat ik wil gaan onderzoeken is hoe je een overzichtelijke tool kunt maken om snel tot een bepaald informatie deel kunt komen om hetgeen te vinden waar een monk naar zoekt. De tools die beschikbaar zijn, zijn eigenlijk voor hele andere doeleinden. Ze werken, maar zijn erg traag door alle andere features die erin zitten waarvoor ze bedoeld zijn.

Door deze jungle van monks, projecten, departementen, cliënten en kantoren is het niet duidelijk hoe je snel en effectief naar iets kunt zoeken. Voor de monks is dit ontzettend onhandig, ze weten niet waar ze terecht kunnen voor een bepaalde monk en met wie ze daarvoor contact mee moeten komen. Dit zorgt ervoor dat ze meer tijd kwijt zijn aan het vinden van deze mensen.

Omdat ze hier meer tijd aan kwijt zijn, kunnen projecten vertragen of is er eventueel sprake van vermindering van de kwaliteit die geleverd wordt. Waar het op neer komt, is dat tijd geld is.

Waar

Het probleem bevindt zich op het kantoor als monks aan het werk zijn. Ook kan het zijn dat monks thuiswerken en dat het probleem thuis voor kan komen. Wel is het zo dat het probleem zich meestal bevindt op een laptop.

Het probleem bevindt zich niet alleen bij de monks in Nederland, maar ook in Amerika, Brazilië, Australië, India, China, Mexico, etc.

Wanneer

Er zijn specifieke momenten wanneer het probleem voorkomt. Dit zijn situaties als bij het begin van een project, tijdens het samenstellen van een team. Maar ook tijdens het zoeken naar een bepaalde expert die nodig is om iets mee te bespreken of om advies te vragen om een probleem op te lossen. Daarnaast zou het handig zijn om te kunnen kijken naar afgeronde projecten voor inspiratie.

Algemeen eigenlijk altijd aangezien alle monks niet precies weten waar welke skills zich bevinden.

Waarom

Er zijn meerdere redenen waardoor dit probleem is ontstaan, de grootste is dat MM sinds de laatste jaren enorm is gegroeid. In de laatste 7 jaar van 150 man naar 2500 man en van een vijftal locaties naar zo'n 30.

Omdat MM staat voor goede kwaliteit in een korte tijd, is de meerderheid van de monks gewoonweg te druk om hier zich mee bezig te houden.

Wat ook nog een reden is, is dat er voorheen nog geen prioriteit was om een hele oplossing hiervoor te vinden. Dit komt natuurlijk omdat het probleem pas in de laatste jaren zich heeft voorgedaan.

Hoe

Waarmee een oplossing gemaakt kan worden, is dat monks allemaal G-suite van Google gebruiken. Dit betekend dat er voor het grootste gedeelte via Chrome wordt gewerkt. Om ervoor te zorgen dat monks zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn kan er een oplossing gemaakt worden via een extensie in Chrome.

Bestaande oplossingen ben ik nog niet tegengekomen. Oplossingen die in de buurt komen van bepaalde onderdelen van mijn oplossing zijn ‘store locators’, Google Maps en sites als Funda om te zoeken via een kaart.

Bij deze sites, als ze er een hebben, kan ik ook meteen kijken naar hoe een functie eruit ziet voor het specifiek zoeken om dat deel van mijn oplossing te bedekken.

Hoeveel

Martin, de head of UX, heeft regelmatig vernomen dat dit probleem voorkomt. Een precieze indicatie is moeilijk te zeggen. Afhankelijk van het probleem eigenlijk iedereen. Maar zeker niet alle monks kunnen opnoemen waar MM allemaal kantoren heeft, wat er voornamelijk geproduceerd wordt in dat kantoor en hoe je daar een monk voor kunt zoeken om contact mee op te nemen.

Martin Kool, Global Head of User Experience, persoonlijke communicatie.